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优化工作流程 提高“资质认定证书附件”制作效率

作者:中国合格评定国家认可委员会 时间:2014-10-27

  2014年中认信和公司通过对“资质认定证书附件”制作流程进行优化,在业务量增长的情况下,提高工作效率,缩短交接周期,取得良好效果。

  中认信和公司自2011年开展“实验室认可证书附件”制作工作,业务团队一直严格按照相关处室的时限要求进行交接,形成了既有的工作节奏。2013年9月,按中心要求,公司承接“资质认定证书附件”的制作工作,业务团队做了需求分析与调研,但实际业务开展后发现,信息与实际差异很大,工作的复杂性与业务量都超出预估。按照原有的工作节奏无法满足增长一倍的工作量。因此在时限上,出现了个别超期问题。

  证书工作组发现这一情况,并没有强调客观,而是及时分析,积极调整,发挥骨干成员作用,总结过往工作中的经验教训,最大化地将新增业务“资质认定证书附件”融合到原有业务当中。

  原有业务模式是各有管辖,定量工作,人员之间交互不多,因为工作个体差异,部分设备存在空闲。对此重新调整了工作流程,最大化运转设备,发挥程序与机器的作用,同时使人员之间产生交互,从个人的定量化工作变成流程化工作,产生了非常好的效果。首先,发挥了个人特长,将具体有效率优势的员工安排在适合的环节上,较大地提高了效率;其次,提高了设备的使用率,使原本每个人都需要做的重复性工作,能批次化处理,也大幅提高效率;最后,设置调度岗位,改变原有各自为战的工作模式,设立“指挥所”,统一安排,有效控制工作节奏,按轻重缓急来调节,从而杜绝了超期情况的再次发生。

  通过团队自我更新,完成证书附件的时间从8个工作日缩减到3个工作日,工作质量也有提高。大家认识到,工作中要勇于打破已经形成的固有定式,不断创新,不断寻找适合发展的工作形式。